Automazione dei documenti: buste paga, fatture e PDF
Un solo PDF mensile con le buste paga di tutti, diviso a mano e spedito una mail per volta. Fatture aperte una per una per copiare l'email del cliente. Il software legge i documenti e propone; una persona controlla e conferma.
| Dipendente | Pagine | Codice fiscale |
|---|---|---|
| Dipendente 014 | 2 | Verificato |
| Dipendente 027 | 2 | Verificato |
| Dipendente 031 | 3 | Non torna |
| Dipendente 045 | 2 | Verificato |
Il problema, di solito
Ti riconosci?
Un PDF per tutti
Le buste paga arrivano in un file unico, da dividere e spedire a mano.
Copia e incolla
Ogni fattura aperta per copiare l'email del cliente, con il rischio di sbagliare indirizzo.
Pagine pubblicate a mano
Preventivi e anteprime caricati uno per uno su un hosting esterno.
Cosa ti costruisco
Il software prepara, tu controlli e confermi.
Buste paga dal PDF unico
Ogni pagina abbinata al dipendente, avanzamento in tempo reale, nuovi tentativi sui falliti, storico per dipendente.
Fatture che si leggono da sole
Numero, importo, cliente e indirizzi trovati nel PDF. Riconosce le PEC e non sceglie mai da solo fra più indirizzi.
Invio subito o programmato
Anteprima della mail prima di partire; il cliente mancante si crea dal documento.
Pagine per i clienti
Preventivi e anteprime con un link pubblico, password, scadenza, versioni ripristinabili e conteggio visite.
Firme dal telefono
Una scheda firmata col dito sul telefono del cliente, con link a tempo e PDF firmato.
Import ed export
Excel e CSV con mappature salvate e doppioni riconosciuti; report in Excel e PDF.
Un caso: uno studio di servizi con molti dipendenti
Prima
Un solo PDF mensile con le buste paga di tutti, diviso a mano e spedito una mail per volta. Le fatture si aprivano una per una per copiare l'email del cliente. Le pagine per i clienti si pubblicavano a mano su un hosting esterno.
Cosa fa oggi
- Carichi il PDF unico e ogni dipendente riceve via email solo la sua busta, dopo il tuo controllo e la tua conferma.
- Lettura senza OCR né AI regole precise e verifica del codice fiscale. Se un dato non torna, il sistema si ferma.
- Fatture trascinate nella pagina, anteprima della mail, invio subito o programmato.
- Assistente AI per le pagine dei clienti, con i permessi di chi lo usa; non tocca le buste paga.
- Settore
- Studio di servizi con molti dipendenti
Il sistema è in uso nello studio. Serve anche a studi paghe e consulenti del lavoro, commercialisti, amministratori di condominio e aziende con molti dipendenti.
Come lavoro
Come lavoriamo sui documenti
Prima si prova su un mese vero, accanto al lavoro a mano.
Mi mostri i documenti
call di 30 minuti
Qualche PDF vero, con i dati oscurati se serve, e chi li gestisce oggi.
Ricevi: cosa si può leggere in modo affidabile.
Regole di lettura
1 settimana
Quali campi, come si verificano, quando il sistema deve fermarsi e chiedere.
Ricevi: l'analisi e il preventivo.
Prova su un mese vero
2-3 settimane
Gira accanto al lavoro a mano: confrontiamo i risultati pagina per pagina.
Ricevi: l'elenco dei casi dubbi e come li tratta.
Messa in uso
1 settimana
Invii veri, con l'anteprima e la tua conferma.
Ricevi: accessi, guida e storico degli invii.
Tecnologie
Con cosa lo costruisco, in parole semplici
Perché ci si può fidare degli invii.
Regole, non AI
Le buste paga si leggono con regole precise e la verifica del codice fiscale: niente OCR né AI dove un errore costa caro.
Si ferma se non è sicuro
Se un dato non torna, la pagina resta ferma e la vedi tu: il sistema non tira a indovinare.
PDF divisi senza rovinarli
Uno strumento standard (qpdf) divide il PDF unico in una busta per dipendente.
Invii a prova di doppione
Se un lavoro riparte, chi ha già ricevuto la sua busta non la riceve due volte.
Pagine per i clienti a parte
Preventivi e anteprime stanno su un dominio separato, senza cookie, con password e scadenza.
Avanzamento in tempo reale
Vedi quante pagine sono abbinate e quante aspettano te, mentre il lavoro procede.
Domande sui documenti
Usate l'AI per leggere le buste paga?
No. Lì bastano regole precise e la verifica del codice fiscale. Se un dato non torna il sistema si ferma e ti mostra la pagina.
E se un dipendente riceve la busta di un altro?
Ogni pagina è abbinata con codice fiscale e mese, i casi dubbi li vedi prima dell'invio e nessun invio parte due volte.
I PDF restano sul server?
No, si cancellano a fine lavoro. Resta lo storico di cosa è stato inviato e a chi.
Mostrami un PDF che dividete a mano
In 30 minuti ti dico cosa si può automatizzare. Ti rispondo entro un giorno lavorativo. Oppure scrivimi a [email protected]. Lavoro da Ercolano (NA), area Napoli, con clienti in tutta Italia, anche da remoto.